Transitiepad van beheer naar grootschalig vervangen

“Een rigoureuze andere benadering van risicomanagement strategie”

In dit artikel wordt beschreven wat het inzicht is als de gevoerde asset strategie van een grote populatie assets, van beheer omgebogen moet worden naar een strategie van grootschalig vervangen. Het beschrijft hoe het inzicht ontstaat vanuit analyse van het risicoprofiel. Verder wordt inzichtelijk gemaakt dat het risicomanagement perspectief bij grootschalige vervanging van assets rigoureus verandert ten opzichte van beheer.

Inleiding

We leven in een bijzondere tijd waarin veel om ons heen snel verandert. Zowel technologisch, demografisch, geopolitiek als maatschappelijk. Alle veranderingen lijken in een stroomversnelling op ons af te komen of we zitten er al middenin!

Ons areaal aan fysieke assets (fabrieken, infrastructuur, gebouwen etc.) heeft een verleden. Vaak is de bouw en ontwerp gedaan in de jaren ‘60 en ‘70 van de vorige eeuw. Sinds die tijd ligt op het ontwerp vast en als asset manager beheren we de portfolio met instandhoudingsmaatregelen en waar mogelijk renoveren we of passen we verbeteringen toe. Het doel is het risicoprofiel stabiel houden, de performance optimaliseren en de kosten in balans. Asset management dus!

Maar ieder jaar wordt het areaal aan assets toch een jaartje ouder en we zien ondanks de beheersmaatregelen toch een boeggolf aan vervangingen voor ons opdoemen en die proberen we af te vlakken. Tegelijkertijd komen extern gedreven veranderingen steeds sneller op ons af. Denk hierbij aan nieuwe technologie, cyberaanvallen, wijzigende wetgeving, hoge energieprijzen enzovoort.  De noodzaak neemt toe voor een transitie van een min of meer status quo door goed beheer, naar een periode van grootschalige vervanging. Dit is het transitiepad dat we voor ons zien. Maar wanneer zet je deze transitie in? Is het een bewust keuzemoment of rollen we hier door omstandigheden vanzelf in en overkomt het ons?

Risicomanagement tijdens de fase van beheer

In de jaren ‘90 is het denken rond asset managent opgebouwd en vanaf die tijd doorontwikkeld. In het begin was de grote uitdaging dat de asset manager besluiten moest nemen maar er was onvoldoende data om dit te doen. Die situatie is gewijzigd.  Doordat er nu veel meer data en informatie beschikbaar is gekomen kunnen risico’s beter worden gekwantificeerd.

Het beheer van de assets is hiermee verder ontwikkeld waarbij assets risico gebaseerd worden beoordeeld. Voor de risicobeoordeling is veel informatie nodig over het gebruik en de toestand van de asset en die is meer voorhanden. Het risico gebaseerd kijken vertaalt zich naar een sortering of prioritering van de noodzaak tot onderhoud, renovatie of vervanging van de assets in portfolio. De asset met hoogste risicoscore krijgt voorrang in deze beheerfase en door middel van renovatie of vervanging van deze assets wordt het totale risicoprofiel van het gehele areaal beheerd en in een positie gehouden van acceptabel risico. Althans dat is het doel van deze asset strategie in de beheerfase.

Figuur 1 Assetbeheer door risico gebaseerde prioritering

In figuur 1 zie je hoe dit beheerprincipe werkt. De individuele assets in het totale areaal met de hoogste risicoscore hebben voorrang en worden als eerst aangepakt. Deze assets worden gerenoveerd en opgeknapt waardoor de risicopositie van deze individuele assets verbetert zoals in figuur 1 is aangegeven. Op deze manier wordt geprobeerd het gemiddelde risicoprofiel van de gehele portfolio stabiel te houden.

Maar door schaarste in capaciteit, materiaal of financiële middelen kunnen niet alle activiteiten worden gedaan die noodzakelijk worden geacht. Als gevolg daarvan zien we toch een boeggolf ontwikkelen aan verouderde assets en het risicoprofiel van de hele portfolio beweegt toch in de richting van een onacceptabel risico (naar rechts in figuur 1)

Daarbij komt dat het renoveren van individuele assets slechts een tijdelijke oplossing is. Renovatie is een reset, maar daarna veroudert de asset en dat verouderen gaat in een sneller tempo. Dat leidt dan weer tot een ongewenst hoog risicoprofiel. Ofwel er zitten verbanden tussen het handelen op individueel assetniveau en de hele portfolio, die het risicoprofiel nadelig beïnvloeden.

Ook veranderen externe factoren die eveneens impact gaan hebben, zoals bijvoorbeeld aanscherping van technische-, emissie-, veiligheidseisen waardoor additionele maatregelen noodzakelijk worden. Ook deze externe gedreven verandering versnellen de toename van het risicoprofiel van het areaal aan assets.

Het gevolg, we zien een boeggolf aan noodzakelijke vervanging op ons afkomen en met enkel beheer maatregelen proberen we deze golf af te vlakken of vooruit te duwen. Maar het wordt duidelijk dat deze beheer strategie onvoldoende effectief is. We weten dat de huidige assetstrategie niet te handhaven blijft. Wat nu!

Figuur 2 Het besef dat de huidige beheer strategie onvoldoende effectief is

Figuur 2 illustreert het proces dat zich ontvouwt. Langzaam maar zeker verplaatst het risicoprofiel van een acceptabel niveau in de richting van niet acceptabel (rood). We houden met analyses de P-F curve in de gaten en zien het moment steeds dichterbij komen waarbij meerdere assets hinder door falen gaan veroorzaken of soms geheel uitvallen.

Maar wanneer passeer je het moment waarop je concludeert dat de huidige strategie van beheer niet langer effectief is? En hoe effectief werkt een andere strategie als je weet dat de omgeving ook nog eens snel verandert? Is er een point of no return?

Om dit moment goed te kunnen bepalen heb je niet alleen informatie nodig van het risicoprofiel van individuele asset. Je hebt ook inzicht nodig wat de impact is van de individuele maatregelen op asset niveau in relatie tot de gehele portfolio. Daarnaast moeten de invloeden van de veranderende omgeving op de portfolio mee worden gewogen en verder wil je de impact weten van beperkingen in resources, materialen en financiële middelen. Het systeem is één geheel en alle veranderingen, invloeden, maatregelen en beperkingen op en in het systeem beïnvloeden de uitkomst. Dit is een complex vraagstuk met vele variabelen die allen met elkaar zijn verbonden en die allemaal effecten op elkaar hebben en die in de loop van de tijd kunnen veranderen.

Hoe krijg ik inzicht in deze dynamiek? Je wilt verschillende scenario’s analyseren en vergelijken. Dit vraagstuk gaat voorbij aan de mogelijkheden van mijn rekenmachine en mijn Excel-vaardigheden. Het vraagt om een systeemdynamische benadering om het gedrag van het systeem beter te doorgronden (zie kader ASSET DYNAMICS).

Als assetmanager voer je scenario-analyses uit om een beeld te krijgen van de verschillende varianten en mogelijkheden om zodoende de effectiviteit van je strategie te bepalen in het perspectief van de tijd.

Ergens kom je dan tot de conclusie dat je assetstrategie rigoureus anders moet om het risicoprofiel van het areaal om te buigen naar een nieuwe beheersbare situatie. Deze grote verandering betekent vaak dat de strategie van “beheer” veranderd moet worden naar “grootschalig vervanging” van het areaal aan assets.

De eerste signalen dat de grote omslag noodzakelijk gaat worden zien we vaak in “early warning” signalen zoals congestieproblemen die ontstaan. Denk hierbij aan filevorming op een snelweg of netcongestie op het elektriciteitsnet.  De congestie ontstaat vaak door een toename aan belastingen en schaarste aan middelen. Dit kan zijn schaarste van beschikbare productiecapaciteit of het in onvoldoende beschikbaar zijn van materialen, resources of geldelijke middelen. We zien in diverse sectoren dat dit punt is bereikt en de beweging naar een andere assetstrategie moet worden ingezet. Denk hierbij aan de grootschalig vervanging van bruggen, wegen, waterinfrastructuur en het elektriciteitsnetwerk.

Verandering van assetstrategie betekent niet per definitie dat de nieuwe strategie grootschalige vervanging wordt. Het kan ook betekenen afbouwen en uitfaseren of re-purposing.  Je ziet in de chemische industrie dat de verouderde productiefaciliteiten in combinatie met de gewijzigde marktomstandigheden (hoge gasprijs) aanleiding kan zijn voor het verplaatsen van de productie naar andere meer gunstige locaties of het ombouwen van het productieproces naar andere feedstock (groene waterstof i.p.v. gas).

Terug naar het transitiepad van beheer naar grootschalig vervangen. Wat betekent het transitiepad van beheer naar een grootschalige opschaling van vervanging in de praktijk. Het reguliere werk van onderhoud, reparatie en renovatie moet omschakelen naar vervanging maar dan op een hele grote schaal. Op die manier wordt het risicoprofiel omgebogen van het areaal aan assets in de richting van een acceptabel risico zoals schematisch in figuur 4 is weergegeven. Maar dit betekent nogal wat omdat de hele toeleveringsketen is ingericht op onderhoud, renovatie en een beetje vervanging. De schaal van vervanging moet gaan opschalen.

Figuur 4. Transitiepad van het risico bij overgang van beheer naar grootschalig vervangen

De productiviteit moet soms opschalen met een factor 5 tot 7. Stel je hebt 150 assets in je portfolio en tijdens de beheersfase vervang je er 3 per jaar, dan is het hele areaal na 50 jaar vervangen. Maar als je al tegen het einde van de technische levensduur   aan bent gelopen en de congestieproblematiek en de grote hinder neemt al toe dan is vervanging van 3 assets per jaar niet acceptabel, want dan zit je 50 jaar met serieuze hinder en congestie. Het vervang proces moet gaan opschalen met wel een factor 5 tot 7 om de periode van hinder te beperken naar minder dan 10 jaar! De vraag wordt dan hoe schaal ik de huidige manier van werken op?

Dat vraagt om een ombouw naar de principes van industriële productieprocessen. Kort gezegd, je gaat van project- naar configuratie naar industriële productie. Dit transitiepad betekent een periode van grote opschalingsrisico’s. Deze verandering van assetstrategie betekent een hele andere kijk op het risicomanagement  dat daarbij hoort. De focus komt volledig anders te liggen zoals in figuur 5 in de vorm van een schema is weergegeven.

Figuur 5 Schematische weergave van de impact van beheer naar vervanging

Waar het risico in een fase van beheer zich richt op het asset of het areaal aan assets, is in de fase van grootschalige vervanging het risicomanagement veel meer gericht op het de opschaling van het productieproces en het project risicomanagement tijdens de assetoperaties zoals in figuur 5 schematisch is weergegeven.

Een afgeleide vraag is of de focus van het assetmanagement naar meer conditiebewaking en meer voorspellend onderhoud dan nog wel zinvol is, immers het gehele areaal wordt vernieuwd en staat weer aan het begin van de levenscyclus. Bij dat profiel van de assets lijkt voorspellend onderhoud niet de meest logische onderhoudsstrategie! Dit lijken contra-intuïtieve denkrichtingen ten opzichte van de ontwikkelingen die gaande zijn in de wereld van assetmanagement!

Toen in midden jaren ‘90 het denken rond assetmanagement tot stand kwam was één van de doorbraken dat de focus moest liggen op het asset en de veranderende context van assets en het risicoprofiel gekoppeld aan de asset. De efficiënte uitvoering en resource management was een afgeleide en niet een hoog risico. De focus ging van brandweer-organisatie zijn, naar planmatig werken en daarna risico-gebaseerd prioriteren toen de eerste schaarste vraagstukken (vaak budget) ontstonden.

De ontwikkeling die je nu dus ziet (in bepaalde sectoren, niet allemaal!) is dat de denkrichting van het risicomanagement in deze fase verschuift van de asset naar   transitie, opschalen, productiviteit en projectrisico! Voor het risicomanagement is deze transitie een rigoureuze andere kijk dan we (bijna) gewend waren.

De benodigde methoden, kennis en vaardigheden voor deze vorm van risicomanagement zijn aanwezig maar waarschijnlijk niet in de sectoren waar het opschalingsvraagstuk zich nu voordoet. De vraag wordt nu hoe de geleerde lessen van opschalen en productiviteitsverbeteringen vanuit de ene sector overgedragen kunnen worden aan een andere sector.