Zo zorg je voor een toekomstbestendig budget

Van harde kpi’s naar scenario-denken

Bij het opstellen van het budget neem je meestal besluiten op basis van ‘in het verleden behaalde resultaten’ en ‘harde kpi’s’. Hierbij houd je niet voldoende rekening met toekomstige veranderingen. Dat brengt je al snel in de problemen. Bij Copernicos geloven we daarom dat deze tijd een nieuwe, integrale en dynamische manier van besluitvorming en daarmee ook van budgettering vraagt: scenario-denken. Wat dit inhoudt en wat het jouw organisatie oplevert? De voordelen leggen we hieronder uit. 

1. Je werkt efficiënter samen

Veel bedrijven stellen een budgetformat op en delen dit met de verschillende afdelingen. Daar voegen managers hun input aan toe. Op die manier ontstaat geen uniform geheel, omdat je niet weet waarop de managers hun getallen hebben gebaseerd. Daardoor is het budget ondoorzichtig. Bovendien zijn de uitgangspunten en aannames achter de getallen niet voor iedereen duidelijk.   

In een systeemdynamisch model werken alle afdelingen samen in hetzelfde model en maken ze gebruik van dezelfde uitgangspunten en aannames. Je hebt daardoor meer overeenstemming in je organisatie. Daarnaast begrijpen medewerkers de budgetten beter en is er meer samenhang. Daardoor werk je sneller en efficiënter samen, vooral als er veranderingen zijn.   

2. Je weet van tevoren of je budget toekomstbestendig is

Je wilt natuurlijk graag weten of je budget standhoudt in de toekomst. Met scenario-analyses op basis van een systeemdynamisch model krijg je inzicht in het effect van toekomstige veranderingen op het budget. Je ziet bijvoorbeeld wat er gebeurt als je personeelsbestand inkrimpt of als de energieprijzen blijven stijgen. Op deze manier kun je toetsen of je budget bestand is tegen veranderende scenario’s. Zo weet je van tevoren waar je organisatie aan toe is, in plaats van dat je op het moment zelf paniekvoetbal moet spelen.    

3. Je neemt sneller en soepeler besluiten bij veranderingen

Om de impact van je budget te verhogen, is samenhang tussen betrokken afdelingen belangrijk. Met een systeemdynamisch model breng je de werelden van die afdelingen samen in één model. Je neemt ieders aannames en uitgangspunten mee en deelt die met de overige betrokkenen. Zo ontstaat samenhang. Daardoor begrijpen alle afdelingen de indeling en verdeling van het budget, en de betekenis die dat heeft.  

Veranderen de omstandigheden? Dan verloopt de besluitvorming een stuk soepeler, omdat de betrokkenen weten waar het oorspronkelijke budget op was gebaseerd. Dankzij dit gezamenlijke inzicht neem je dus sneller besluiten bij veranderingen. 

4. Je maakt betrokkenen flexibeler en daadkrachtiger

Doordat je een gezamenlijk gedragen budget maakt, train je de mindset van de betrokkenen. Op basis van het model en de scenario-analyses laat je namelijk zien dat zaken anders kunnen zijn in de toekomst. Je maakt bijvoorbeeld al duidelijk dat de energieprijzen waarschijnlijk stijgen. Daardoor zijn er in de loop van het jaar aanpassingen van het budget nodig. Die aanpak zorgt dat betrokkenen flexibeler en daadkrachtiger zijn als die veranderingen ook echt gebeuren.    

5. Je ziet meteen de zwakke plekken in je budget

Budgetten zijn belangrijke stuurmiddelen voor organisaties. Door scenario-analyses met een systeemdynamisch model bepaal je het budget op een andere manier.  Zo laat je eenvoudig zien wat in de huidige budgetten de zwakke plekken zijn. De analyse maakt namelijk zichtbaar waar eventuele fouten, dubbeltellingen en slecht onderbouwde onderdelen zitten. Zo verbeter je het budget en ook het budgetteringsproces.

Zelf aan de slag met een toekomstbestendig budget?

Met onze systeemdynamische modellen schetsen we scenario’s voor jouw bedrijf en leren we je hoe je deze inzet in je bedrijfsvoering. Daardoor:  

• Zijn je budgetten beter bestand tegen veranderingen  
• Zijn de budgetten beter bekend bij betrokken managers 
• Reageer je sneller bij veranderingen  

Je kunt het systeemdynamisch model elk jaar weer opnieuw gebruiken bij je budgettering. Het vormt een gedegen startpunt en zorgt voor samenhang. Wil je graag een dynamisch en visionair alternatief om een toekomstbestendig budget op te stellen? Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.